Rozmowa z pracownikiem o niskiej efektywności — jak zrobić to profesjonalnie?

Niska efektywność pracownika wpływa na cały zespół, wyniki biznesowe oraz atmosferę pracy. Menedżerowie często zwlekają z rozmową, obawiając się napięć lub reakcji obronnych. Zbyt późna interwencja prowadzi jednak do narastania frustracji, przeciążenia innych członków zespołu oraz spadku jakości usług. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, jak przeprowadzić rozmowę z pracownikiem o niskiej efektywności w sposób konstruktywny i profesjonalny.

1. Zbierz konkretne dowody i przykłady

Nie opieraj się na ogólnym wrażeniu. Przed rozmową przygotuj:

• daty,

• projekty,

• zadania,

• opóźnienia,

• błędy.

Pracownik szybciej zrozumie skalę problemu, gdy zobaczy fakty.

2. Oddziel zachowanie od osoby

Zamiast:
❌ „Jesteś mało zaangażowany.”

Powiedz:
✅ „W ostatnim miesiącu trzykrotnie nie dostarczyłeś raportów w terminie.”

Atak na tożsamość generuje opór. Komentuj zachowania, nie charakter.

3. Wyraź wpływ na zespół i biznes

Pracownik musi wiedzieć, dlaczego sprawa ma znaczenie.

Przykład:

• opóźnia procesy,

• zwiększa presję na innych,

• opóźnia klientów,

• rodzi dodatkowe koszty.

Im bardziej biznesowo, tym lepiej.

4. Zachęcaj do wypowiedzi

Zadawaj pytania:

• „Co Twoim zdaniem utrudnia realizację zadań?”

• „Co mogłoby Ci pomóc?”

To buduje współodpowiedzialność i odkrywa ukryte problemy.

5. Ustal jasne oczekiwania

Rozmowa bez konkretów = zero zmiany.

Ustal:

• co trzeba poprawić,

• do kiedy,

• według jakich standardów.

Możesz wykorzystać model SMART.

6. Zaproponuj wsparcie

Pracownik o niskiej efektywności może potrzebować:

• szkolenia,

• priorytetyzacji,

• mentoringu,

• lepszych narzędzi.

Współpraca buduje motywację.

7. Określ konsekwencje

Brak konsekwencji = brak zmiany.

Konsekwencje mogą być:

• miękkie (feedback, większa kontrola),

• twarde (premia, zmiana stanowiska, rozwiązanie umowy).

Komunikuj je spokojnie i precyzyjnie.

8. Monitoruj postęp

Daj czas na poprawę, ale:

• ustal datę ponownego spotkania,

• zbieraj fakty,

• kontroluj realizację.

Bez kontroli — efekt wyparuje.

Najczęstsze błędy menedżerów

Unikaj:
❌ zwlekania,
❌ braku przykładów,
❌ rozmów w emocjach,
❌ rozmytych oczekiwań,
❌ porównań z kolegami,
❌ ocen personalnych.

Te zachowania zwiększają obronność i niszczą relacje.

Jak przygotować się mentalnie?

Pamiętaj:

• zachowaj spokój,

• słuchaj aktywnie,

• parafrazuj,

• nie przerywaj,

• trzymaj się faktów.

Spokojny menedżer = spokojniejszy pracownik.

Co zrobić, jeśli pracownik zaprzecza?

Wróć do faktów.
Wskaż wpływ.
Unikaj interpretacji psychologicznych.

Jeśli to konieczne — zakończ rozmowę i powróć z dodatkowymi dowodami.

Szkolenia, które pomagają w takich rozmowach

Aby zdobyć narzędzia i przećwiczyć rozmowy o niskiej efektywności bez ryzyka, warto zainwestować w praktyczne warsztaty menedżerskie:

szkolenie dotyczące trudnych rozmów z pracownikami:
https://szkoleniaznegocjacji.com/szkolenie-trudne-rozmowy-z-pracownikami-szkolenie

To jeden z najskuteczniejszych sposobów, aby rozwinąć odporność na emocje i zwiększyć skuteczność komunikacji.

Podsumowanie

Dobra rozmowa o niskiej efektywności powinna:

• opierać się na faktach,

• zawierać wpływ i konsekwencje,

• dawać przestrzeń pracownikowi,

• prowadzić do konkretnych oczekiwań,

• być kontrolowana po czasie.

Profesjonalna komunikacja poprawia wyniki, morale i kulturę organizacji.