Jak negocjować z innymi działami – jak zdobywać zasoby, gdy każdy walczy o swoje

W organizacjach rzadko zdarza się luksus nieograniczonych zasobów. Każdy dział chce więcej ludzi, budżetu i czasu antenowego u zarządu. Menedżerowie muszą więc nie tylko zarządzać własnym zespołem, ale także negocjować z innymi działami, które mają inne priorytety i inne wskaźniki sukcesu.

Te rozmowy często przypominają politykę – każdy broni swojego terytorium, a prawdziwą sztuką jest znaleźć rozwiązanie, które nie zniszczy relacji i pozwoli projektowi ruszyć do przodu.

Dlaczego negocjacje między działami bywają tak trudne

  • Każdy dział ma własne KPI, które często są sprzeczne (np. sprzedaż chce jak najszybszych wdrożeń, IT – stabilności).

  • Relacje bywają obciążone stereotypami („finanse zawsze blokują”, „marketing wymyśla nierealne rzeczy”).

  • Brakuje wspólnego języka – to, co dla jednych jest inwestycją, dla innych jest kosztem.

Najczęstsze błędy menedżerów

  • Zakładanie, że inne działy „zrozumieją” i same dostosują się do potrzeb.

  • Próba narzucenia decyzji bez dialogu – co kończy się oporem lub sabotowaniem projektu.

  • Rozmowy prowadzone wyłącznie w kategoriach emocji („nam się należy”), a nie danych.

Jak prowadzić negocjacje między działami skuteczniej

  • Mapuj interesy – zrozum, czego naprawdę potrzebuje druga strona (np. HR nie blokuje, tylko chroni zgodność z prawem).

  • Szukaj pakietowych rozwiązań – „my ustąpimy tu, jeśli wy pomożecie nam w tamtym obszarze”.

  • Buduj wspólne kryteria oceny – np. „sukces projektu to wzrost retencji klienta o 15%” zamiast „sukces to dowiezienie mojego KPI”.

  • Dbaj o relacje długoterminowe – nawet jeśli dziś wygrałeś spór, jutro możesz potrzebować tej samej strony jako sojusznika.

Case study: IT kontra marketing

W jednej z firm marketing walczył o budżet na nową kampanię, IT – o środki na rozbudowę infrastruktury. Zarząd oczekiwał jednego priorytetu.

Zamiast konfrontacji, menedżerowie obu działów zdecydowali się na negocjacje pakietowe: marketing dostał część budżetu na kampanię, ale zobowiązał się wprowadzić testy A/B, które wymagały mniejszych nakładów IT. W zamian IT dostało finansowanie na najważniejsze upgrade’y. Projekt został zrealizowany, a obie strony wyszły z rozmów z poczuciem wygranej.

Podsumowanie

Negocjacje między działami to codzienność w każdej większej firmie. Menedżer, który potrafi prowadzić je w oparciu o interesy, dane i długoterminowe relacje, zdobywa nie tylko zasoby, ale i reputację sprawnego lidera.

👉 Jeśli chcesz rozwinąć swoje umiejętności w negocjacjach menedżerskich i rozmowach między działami, sprawdź:
Szkolenia menedżerskie

To szkolenie pokazuje, jak prowadzić rozmowy między działami w sposób partnerski, konstruktywny i skuteczny.