Jak menedżerowie mogą rozwijać swoje umiejętności negocjacyjne i umiejętności prowadzenia trudnych rozmów?

Negocjacje i trudne rozmowy są ważną częścią pracy każdego menedżera. Jako menedżerowie musimy być w stanie skutecznie negocjować z pracownikami, klientami i innymi interesariuszami, aby uzyskać najlepsze wyniki dla naszej firmy.

Negocjacje i trudne rozmowy wymagają również od nas rozwinięcia zestawu umiejętności, które pomogą nam osiągnąć pożądany rezultat przy jednoczesnym utrzymaniu pozytywnych relacji z zaangażowanymi stronami. W tym artykule omówimy, w jaki sposób menedżerowie mogą rozwijać swoje umiejętności negocjacyjne i umiejętności prowadzenia trudnych rozmów, aby stać się lepszymi negocjatorami i komunikatorami.

Po pierwsze, ważne jest, aby menedżerowie zrozumieli podstawy negocjacji i komunikacji przed podjęciem bardziej złożonych negocjacji lub rozmów. Oznacza to zrozumienie podstawowych pojęć, takich jak dynamika władzy między stronami w negocjacjach; różne rodzaje strategii stosowanych w negocjacjach; skuteczne techniki słuchania; wpływ mowy ciała na komunikację; a także znaczenie budowania zaufania podczas negocjacji lub trudnych rozmów. Menedżerowie powinni również rozumieć, co motywuje ludzi podczas negocjacji lub komunikacji, co może obejmować zachęty finansowe, uznanie, a nawet uznanie ze strony innej osoby. Ponadto posiadanie wiedzy na temat różnych oczekiwań kulturowych dotyczących stylów komunikacji może pomóc menedżerom w skuteczniejszym poruszaniu się w takich sytuacjach, jeśli pojawią się one podczas rozmowy lub procesu negocjacji.

Oprócz zrozumienia podstaw udanych negocjacji i komunikacji, istnieje kilka praktycznych kroków, które menedżerowie mogą podjąć w celu poprawy własnych umiejętności podczas angażowania się w te działania:

1) Ustalenie celów: Istotne jest, aby obie strony zaangażowane w negocjacje lub trudną rozmowę z góry zrozumiały cele drugiej strony, tak aby każdy od razu wiedział, czego chce od procesu. Pomaga to stworzyć jasność co do oczekiwań podczas dyskusji, co ułatwia wszystkim zaangażowanym stronom współpracę w celu osiągnięcia tych celów bez zbaczania na boczne tory przez nieistotne szczegóły po drodze. Dodatkowo, posiadanie jasno określonych celów daje obu stronom czas na wcześniejsze zaplanowanie strategii, które mogą pomóc im osiągnąć to, czego chcą w wyniku końcowym (tj. rozwiązania korzystne dla obu stron).

2) Bądź przygotowany: Przed zaangażowaniem się w jakikolwiek rodzaj negocjacji lub rozmowy ważne jest, aby menedżerowie (i wszyscy inni zaangażowani) byli odpowiednio przygotowani z wyprzedzeniem, przeprowadzając badania na odpowiednie tematy związane konkretnie z ich sytuacją, takie jak trendy rynkowe wpływające na decyzje cenowe itp... Odpowiednie przygotowanie nie tylko daje większą pewność siebie podczas dyskusji, ale także pomaga zapewnić podejmowanie świadomych decyzji opartych na faktach, a nie na założeniach podczas dialogu z innymi. Wcześniejsza organizacja pozwoli ci również szybko generować pomysły w razie potrzeby, zamiast tracić cenny czas na przemyślenie rzeczy na miejscu w gorących momentach, co może prowadzić do poczucia, że jedna ze stron jest wykorzystywana z powodu braku informacji / jasności dostarczonych przez nieprzygotowaną stronę.

3) Aktywne słuchanie: Aktywne słuchanie polega na pełnym skupieniu się na tym, co ktoś powiedział, bez przerywania, przy jednoczesnym wyświetlaniu niewerbalnych wskazówek, takich jak kiwanie głową wskazujące na empatię wobec punktu widzenia mówcy. Pokazuje to szacunek i uznanie dla osoby mówiącej i zachęca ją do dalszego dzielenia się przemyśleniami bez obawy o osąd z drugiej strony. Aktywne słuchanie umożliwia również negocjatorowi szybsze budowanie silnych więzi, ponieważ ludzie mają tendencję do otwierania się, gdy czują, że ich opinia jest traktowana poważnie.

4) Mów asertywnie: Asertywna komunikacja polega na jasnym i pewnym wyrażaniu siebie, przy jednoczesnym poszanowaniu uczuć drugiej osoby. Pomaga to zapewnić, że wiadomość zostanie usłyszana bez wydawania się agresywnym lub zastraszającym, co może prowadzić do bardziej produktywnego dialogu między obiema zaangażowanymi stronami. Dodatkowo, asertywność pozwala menedżerom na wyznaczanie granic w razie potrzeby, aby negocjacje nie odbiegały zbyt daleko od pierwotnych celów ustalonych na początku procesu.

5) Bądź cierpliwy: Negocjacje i trudne rozmowy często wymagają czasu, ponieważ obie strony muszą mieć odpowiednią możliwość wyrażenia swoich poglądów i znalezienia rozwiązań, które będą korzystne dla wszystkich. Bycie niecierpliwym w trakcie tego procesu będzie tylko służyć wykolejeniu dotychczasowych postępów i może potencjalnie spowodować załamanie zaufania między dwiema stronami. Dlatego ważne jest, aby menedżer zachował spokój, opanowanie i pozwolił rozmowie rozwinąć się naturalnie, zamiast próbować się spieszyć, aby szybko załatwić sprawę.

Podsumowując, rozwijanie umiejętności negocjacji i trudnych rozmów jest niezbędne dla każdego odnoszącego sukcesy menedżera. Mając solidne zrozumienie podstawowych pojęć związanych z tymi działaniami, będąc odpowiednio przygotowanym z wyprzedzeniem, aktywnie słuchając, mówiąc asertywnie i zachowując cierpliwość podczas dyskusji; menedżerowie mogą stać się lepszymi negocjatorami, którzy wiedzą, jak profesjonalnie radzić sobie z sytuacjami nawet pod presją.

Umiejętności te można doskonalić dzieki kursowi trudne rozmowy oraz kursowi z technik negocjacji.

Z każdym doświadczeniem przychodzi większa pewność siebie, która może pomóc nam osiągnąć pożądane wyniki przy jednoczesnym utrzymaniu pozytywnych relacji z zaangażowanymi stronami.