Szkolenie Zakupy Techniczne i Inżynieryjne – Negocjacje, TCO, kontraktowanie i przewaga w procurement

Zakupy techniczne i inżynieryjne to jeden z najbardziej wymagających obszarów procurementu – tu nie wygrywa się wyłącznie ceną. To negocjacje na styku technologii, ryzyka kontraktowego, jakości oraz wpływu na ciągłość produkcji.

W przeciwieństwie do zakupów ogólnych, tu każda decyzja może:

  • zablokować projekt (CAPEX) opóźnieniem dostaw,

  • zwiększyć koszty utrzymania ruchu (OPEX) poprzez złe TCO,

  • wzmocnić vendor lock-in i uzależnić firmę od jednego dostawcy,

  • lub przeciwnie: wygenerować realną przewagę poprzez zoptymalizowane warunki komercyjne, SLA, gwarancje i kontrolę kosztów w cyklu życia.

Szkolenie zostało zaprojektowane jako intensywny warsztat, który rozwija kompetencje negocjacyjne w procurement, a jednocześnie uzbraja uczestników w metody, narzędzia i język zakupów: strategic sourcing, category management, SRM, RFQ/RFP, BATNA/ZOPA, TCO/LCC, should-cost, kontraktowanie, risk mitigation.

Dla kogo jest to szkolenie?

Dla osób pracujących w otoczeniu technicznym i przemysłowym, które muszą negocjować zakupy o wysokiej złożoności.

Idealne dla:

  • Buyer / Senior Buyer (techniczny)

  • Procurement Specialist / Sourcing Specialist

  • Category Manager (CAPEX / MRO / Engineering)

  • Procurement Manager / Head of Procurement

  • Inżynierów, UR, produkcji oraz kierowników projektów współpracujących z zakupami

  • Zespołów inwestycyjnych i technicznych: automatyka, energetyka, narzędzia, części zamienne, serwis, linie technologiczne

Co wyróżnia to szkolenie?

  • Fokus na negocjacje w zakupach technicznych (nie ogólne negocjacje miękkie)

  • Podejście procurementowe: cost drivers, dźwignie zakupowe, sourcing strategy

  • Negocjacje oparte o TCO/Should Cost oraz ryzyko kontraktowe

  • Narzędzia gotowe do wdrożenia: checklisty, matryce, wzory RFQ i scorecardy

  • Warsztatowa forma: case studies, symulacje negocjacyjne, praca na danych

Cele szkolenia (kompetencje po szkoleniu)

Uczestnik będzie potrafił:

  • przygotować negotiation strategy dla kategorii technicznej (Category Negotiation Strategy)

  • zbudować RFQ/RFP tak, aby zwiększyć presję konkurencyjną (competition leverage)

  • negocjować w modelu: value-based negotiation + should cost + risk mitigation

  • stosować TCO/LCC do argumentacji i podejmowania decyzji zakupowych

  • przeciwdziałać vendor lock-in i budować multi/dual sourcing

  • negocjować warunki kontraktowe: SLA, gwarancje, FAT/SAT, LD, odbiory

  • domykać negocjacje w sposób, który przechodzi audyt i zabezpiecza firmę

PROGRAM SZKOLENIA (wersja rozszerzona – negocjacje + terminologia zakupowa)

Moduł 1. Procurement Negotiation Framework – fundamenty negocjacji technicznych

1.1. Specyfika zakupów technicznych i inżynieryjnych

  • różnice: technical procurement vs indirect procurement

  • zakupy: CAPEX vs OPEX (MRO / services / spares)

  • zakupy w środowisku: single/sole source, high dependency, criticality

1.2. Przygotowanie strategii zakupowej i negocjacyjnej

  • Spend analysis i segmentacja zakupów

  • Kraljic matrix (strategic / leverage / bottleneck / routine)

  • ocena pozycji dostawcy: supplier power vs buyer power

  • definiowanie celów:

    • Target / Limit / Walk-away

    • BATNA / ZOPA / reservation price

  • budowa scenariuszy: best/expected/worst case

Ćwiczenie: „Procurement one-pager” — plan negocjacji w 30 minut.

Moduł 2. Negocjacje kosztowe: Should Cost / TCO / LCC w zakupach technicznych

2.1. Dlaczego cena ≠ koszt?

  • pułapki: „oszczędność na zakupie” vs „koszt na utrzymaniu”

  • rozpoznawanie: overengineering, hidden cost, aftermarket margin

2.2. Should Cost – jak rozbrajać cenę dostawcy

  • analiza struktury kosztów (cost breakdown / open-book)

  • identyfikacja driverów:

    • materiał / roboczogodzina / testy / QA / narzędzia / logistyka

  • argumentacja w rozmowie: benchmarking / market intelligence

2.3. TCO / LCC jako przewaga negocjacyjna

  • budowa TCO:

    • downtime, energia, części, serwis, gwarancje

  • kalkulacja: cost per hour / cost per cycle

  • jak negocjować nie tylko zakup, ale i koszt utrzymania

Case: „-10% cena vs +25% TCO” — jak zbić ofertę i obronić decyzję.

Moduł 3. Commercial Terms – negocjacje warunków handlowych

3.1. Dźwignie negocjacyjne w procurement (Procurement Levers)

  • volume leverage, bundling/unbundling

  • framework agreement + call-off

  • indexation clause / price adjustment

  • bonusy: rebates / retro / loyalty discounts

3.2. Płatności, cashflow i KPI zakupowe

  • negocjacje:

    • payment terms (Net 30/60/90/120)

    • zaliczka vs retention

    • milestone payments (projekty CAPEX)

  • wpływ na: DPO, working capital

3.3. Incoterms i logistyka jako narzędzie presji

  • EXW / FCA / DAP / DDP – kiedy opłaca się przerzucić ryzyko?

  • lead time, OTIF, expedite fee – jak negocjować twardo

Ćwiczenie: plan ustępstw (concession plan) i „currency list”.

Moduł 4. Contract negotiation & Risk mitigation – negocjacje zapisów umownych

4.1. Ryzyka w zakupach technicznych

  • vendor lock-in

  • ryzyko jakości / reklamacji

  • schedule risk i przestoje

  • brak części / brak serwisu

4.2. Klauzule krytyczne (must-have clauses)

  • Warranty & guarantee

  • SLA / response time / uptime

  • liquidated damages (LD) / penalties

  • FAT / SAT / acceptance criteria

  • change request / variation order

  • limitation of liability + dokumentacja / IP / as-built

4.3. Negocjacje serwisu i UR (Aftermarket / MRO)

  • kontrakty serwisowe: preventive vs corrective

  • indeksacja cen serwisu i części

  • dostępność części (spares availability)

Case: renegocjacja serwisu po okresie gwarancyjnym (żeby nie „zabiło budżetu”).

Moduł 5. Taktyki negocjacyjne zakupowca (Advanced Negotiation Tactics for Buyers)

5.1. Taktyki prowadzenia rozmowy

  • anchoring, framing, agenda control

  • pytania zakupowe, które zmieniają grę: cost structure, capacity constraints, alternatywy

  • jak przechodzić z rozmowy do deal structure

5.2. Typowe zagrania dostawców – i kontry procurement

  • „ostatnia oferta” / „tylko dziś”

  • „standard contract” / „nie mamy marży”

  • presja czasu i niedostępność

5.3. Cross-functional negotiation

  • rola zakupów vs techniki vs jakości vs prawników

  • governance, role i zasady komunikacji przy stole

  • jak nie dać się „obejść” dostawcy przez stronę techniczną

Symulacja: 3 rundy negocjacji (technologia + cena + kontrakt).

Moduł 6. Strategic sourcing toolbox – narzędzia sourcingowe wspierające negocjacje

6.1. RFX jako źródło przewagi

  • RFI / RFQ / RFP – kiedy co stosować

  • compliance matrix i porównywalność ofert

  • kwalifikacja dostawców: pre-qualification

6.2. e-sourcing i aukcje

  • gdzie aukcja ma sens w technice (a gdzie jest ryzykiem)

  • przygotowanie kryteriów i warunków

6.3. Scorecard dostawców jako argument w negocjacjach

  • KPI: OTD/OTIF, PPM, complaint rate

  • budowanie presji danymi: performance-driven negotiation

Moduł 7. Closing & Implementation – domykanie negocjacji i wdrożenie kontraktu

7.1. Finalizacja i dokumentowanie

  • przejście z ustaleń do: umowy / aneksu / zamówienia / T&C

  • checklista: co musi być zapisane, żeby nie „wyparowało”

7.2. Implementacja i SRM

  • governance kontraktu:

    • QBR (Quarterly Business Review)

    • escalation matrix

  • egzekucja SLA, jakości i terminów

7.3. Post-negotiation review

  • lessons learned

  • aktualizacja strategii kategorii

  • budowa „playbooka negocjacyjnego” dla zakupów technicznych

Bonusy dla uczestników (narzędzia do wdrożenia)

Uczestnicy otrzymują:

  • checklistę negocjacji zakupów technicznych

  • wzór RFQ + compliance matrix

  • matrycę TCO / LCC

  • szablon cost breakdown / should-cost

  • scorecard dostawcy + KPI pack

  • listę klauzul: gwarancja, SLA, FAT/SAT, LD, change request

Po więcej treści zapraszam na mój LinkedIn, YouTube i Facebook.