zasady negocjacji

12 najlepszych sposobów na utratę zaufania w negocjacjach

utrata zaufania

12 najlepszych sposobów na utratę zaufania w negocjacjach.

 Zaufanie jest podstawą wszystkich udanych złożonych negocjacji. Potrzeba szczerości i mnóstwa czasu by zaufanie w negocjacjach zbudować i kilka minut by je stracić.

 Zatem w jaki sposób negocjatorzy przypadkowo niszczą zaufanie a tym samym rujnują szanse na sukces w negocjacjach? Zacznijmy od kilu ważnych kwestii.

 • Negocjacje to rozmowy, a rozmowy odbywają się pomiędzy negocjatorami – ludźmi a nie firmami.

• Negocjatorzy posiadają indywidualne ego i cele czasem sprzeczne a czasem pokrywające się z celami ich firm.

Dlatego właśnie relacje polegające na zaufaniu są tak ważne w negocjacjach.

utrata zaufania w negocjacjach

 W pewnym momencie negocjatorzy muszą ujawnić trudne a czasem nawet poufne informacje o swoich interesach. Jeśli nie chcesz podzielić się z kimś informacjami o swych zamierzeniach lub interesach w pewnym momencie, to zawarcie obustronnej korzystnej umowy jest albo bardzo trudne albo wręcz niemożliwe. Kiedy ludzie nie dzielą się z tobą informacjami, to znaczy że ci nie ufają (obawiają się że wykorzystasz te informacje przeciwko nim).

Partnerstwo (na poziomie jednostki indywidualnej - człowieka) tworzy pozytywne emocje, które pozwalają tobie i twojemu partnerowi na zbudowanie zaufania, bycie kreatywnym i podejmowanie ryzyka dzięki nowym, alternatywnym, innowacyjnym pomysłom. Partnerstwo to jeden ze sposobów budowania zaufania. Istnieje również wiele innych sposobów budowania zaufania. Niestety istnieje też wiele, jeśli nie więcej, sposobów na utratę zaufania. I niestety nie zawsze zdajemy sobie sprawę, że nasze działania mogą zniszczyć zaufanie.

Oto kilka najlepszych sposobów na utratę zaufania w negocjacjach:

Nr. 1: Nie robienie tego co powiedziałeś że będziesz robił.

 Nr. 2: Wychodzenie z nierozsądną i niedopuszczalną ofertą.

 Nr. 3: Nadużywanie chwytów taktycznych: niespodziewany atak, blefowanie, dobry glina/ zły glina, ultimatum, wykonywanie uników pod sam koniec, sztuczne ostateczne terminy itp..

 Nr. 4: Brak wczesnego sygnalizowania o problemach.

 Nr. 5: Nie słuchanie.

 Nr.6: Przesadzanie.

 Nr. 7: Brak empatii lub chęci do zaspokojenia interesów swych partnerów.

 Nr. 8: Nie odpowiadanie na propozycje bez żadnego powodu.

 Nr. 9: Rozmyślne pomijanie informacji, które mogłyby zaszkodzić zawarciu umowy.

 Nr. 10: Prowadzenie negocjacji w sposób który twój odpowiednik negocjacyjny uważa za nieetyczny.

 Nr. 11: Kłamstwo

Nr. 12: Brak przeprosin (szczerych i odnoszących skutek).

 Poniżej kilka “prawideł”, o których wiedzą skuteczni negocjatorzy.

 • Zaufanie w negocjacjach to kluczowy czynnik. Budujemy zaufanie stopniowo, rozwijając relacje z naszymi klientami, dostawcami, współpracownikami i partnerami.

• Wykorzystywanie współpracy w procesie negocjacji jest jednym ze sposobów budowania zaufania ponieważ ludzie czują, że ich prawdziwe potrzeby są zaspakajane. 

• Budowanie zaufania wymaga dużych inwestycji i tylko sekund by je zniszczyć.

Jak negocjować przez e-mail?

Jak negocjować przez e-mail?

jak negocjować przez e-mail

Poczta elektroniczna stała się dominującą formą komunikacji biznesowej  i coraz bardziej nieodzownym narzędziem w negocjacjach. Ma swoje zalety – pozwala oszczędzić czas i pieniądze, pozwala zadawać pytania, które mogą być trudniejsze przy kontakcie osobistym a czasami redukuje stres dzięki czasowi na rozmyślania i reakcję. Dlaczego więc połowa negocjacji prowadzonych przez e-mail kończy się impasem?

Negocjowanie przez e-mail niesie za sobą pułapki, które ignoruje zbyt wielu negocjatorów. Badania pokazują, że negocjatorzy doświadczają mniej satysfakcji z tego procesu, nawiązują mniej kontaktów i zmniejsza się zaufanie do swych partnerów w przyszłości. Dlaczego?

  •  Jest większa tendencja do kłamania, przesadzania, blefowania i zastraszania z pomocą poczty elektronicznej.

  • Negocjatorzy nie odczuwają presji „występu na żywo”  a zatem mniej się przygotowują.

  • Ponieważ trudniej jest budować relacje i zaufanie między stronami , więc te często mniej koncentrują się na interesach a bardziej na swych stanowiskach i żądaniach.

  • Łatwo pojawiają się trudności w komunikacji w tym niejednoznaczne komunikaty, błędne interpretacje i niewłaściwe reakcje.

  • Łatwiej jest powiedzieć „Nie” i nie jest możliwa tzw. „burza mózgów” – co ogranicza kreatywność i prawdopodobieństwo tworzenia wartości.

 Z powodu tych minusów, negocjacje poprzez e-mail mogą hamować zaufanie i wzajemne zrozumienie które buduje i podtrzymuje porozumienie, więc konflikty lub nieporozumienia mogą łatwo ulec pogorszeniu. Oto kilka wskazówek dotyczących maksymalizacji wartości wiadomości przesyłanych e-mailem i minimalizowania ryzyka:

 1. Zanim rozpoczniesz negocjacje przez e-mail najlepiej spotkaj się osobiście.

Pierwsze spotkanie ma kluczowe znaczenie dla nawiązania wzajemnych relacji. Daje ono każdemu szansę na obserwowanie ekspresji i gestów, oceny sympatyczności, stylu i osobowości. Konferencje online mogą działać, ale jeśli to możliwe lepiej jest spotkać się oko w oko, zwłaszcza w przypadku złożonych umów.

 2. Kontynuuj budowanie relacji.

W wysyłanych mailach wyrażaj emocje jak gdybyś spotykał się osobiście, szczególnie te pozytywne (np. podekscytowanie, pewność siebie, nadzieję). Nawet proste powitanie i zakończenie maila, tak jak naturalnie robimy to spotykając się oko w oko może długoterminowo podtrzymać podstawowe dobre stosunki. Dorzucaj mailowy „small talk” jak to naturalnie robisz podczas bezpośrednich rozmów nim poruszysz sedno. „Mam nadzieję, że wszystko dobrze.” , „Ten strajk na lotnisku musiał nieźle pokrzyżować Ci plany.” itd.

3. Miej dobrze ustalony cel.

Pomyśl o negocjowaniu jak o komunikowaniu się z myślą o celu. Podczas trwania negocjacji pilnuj kluczowych punktów zawieranej umowy. Dziel się swoimi oczekiwaniami kiedy myślisz, że rzeczy zboczyły z ustalonego kierunku. Zawsze powinieneś znać minimalne i maksymalne parametry, które sprawiają, że porozumienie jest wartościowe dla twojej strony i wspomnij je nim odpowiesz na oferty za pomocą wiadomości mailowej.

 4. Burza mózgów w trybie offline.

Wiadomość mailowa zwykle nie wywołuje ani nie pobudza kreatywności  tak jak rozmowa na żywo. Gdy rozwiązanie nie jest oczywiste zaplanuj rozmowę telefoniczną lub osobiste spotkanie by przedłożyć swe pomysły.

 5. Wytłumiaj konflikty.

Jeśli wiadomość mailowa jest sztywna lub niegrzeczna to mogło się to stać w sposób niezamierzony. Nie odpowiadaj natychmiast i nie odpowiadaj w ten sam sposób. Zrób krótką przerwę a potem skontaktuj się telefonicznie ze swym partnerem, lub wyślij mail z prostym oświadczeniem gdzie wyrażasz troskę o sprawę lub pragnienie wyjaśnienia. W razie wystąpienia problemu podnieś słuchawkę telefonu lub zaplanuj spotkanie twarzą w twarz tak szybko jak to możliwe. Konflikty o podłożu emocjonalnym rzadko są rozwiązywane przez wiadomości mailowe.

 6. W negocjacjach mailowych lepiej zadawać więcej pytań niż mniej.

Istnieje tendencja by w negocjacjach przez e-mail ograniczać pytania bo wydaje się to nużące. Nie wpadaj w tę pułapkę. By uniknąć długich i wyczerpujących list zacznij od obszernych pytań, przeplataj te komunikacje rozmowami przez telefon i używaj krótszych wiadomości mailowych by pogrupować pytania uzupełniające wg tematu.

 7. Utrzymuj pozytywny klimat.

W mailach utrzymuj pozytywny ton – używaj emotikonów (ale nie przesadzaj). Interpretuj wiadomości mailowe z ostrożnością i wrażliwością uwzględniając osobowość, styl i różnice kulturowe. Upewniaj się by w razie czego natychmiast wyjaśniać wszelkie niejasności i stosuj ogólnie przyjęte najlepsze praktyki w etykiecie w posługiwaniu się pocztą elektroniczną.

 8. Dorzuć coś osobistego.

Udostępnij lub poproś o coś osobistego by złapać lepszy kontakt z drugą stroną – może to być nawet zapytanie o pogodę lub o lokalną drużynę sportową. Albo poszukaj innych obszarów wspólnych zainteresowań i zadawaj pytania otwarte, które wymagają pełnej odpowiedzi z wykorzystaniem wiedzy lub uczuć.  Gdy już odkryjesz zainteresowania drugiej strony wyślij jej adresy URL lub artykuły które mogą ich zainteresować.



Zasady negocjacji

zasady negocjacji

Główne zasady negocjacji

Zasada negocjacji nr 1. Nie akceptuj pozycji

Zaakceptowanie przyjętych przez innych pozycji jako nienaruszalnych i ostatecznych oznacza zaprzepaszczenie szansy na wzniesienie negocjacji na wyższy poziom. Gdy ktoś wyraża swoją pozycję w sposób asertywny i silny, druga strona może (błędnie biorąc osąd za dowód) łatwo założyć, że ma on rację  albo poczuć się zastraszona sposobem, w jaki prezentuje on swoją tezę.

Zasada negocjacji nr 2. Stwórz alternatywy przed przystąpieniem do negocjacji

Skrót BATNA oznacza Best Alternative To a Negotiated Agreement (ang. najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia) i oznacza „bezpieczną przystań”, do której możesz się wycofać, gdy druga strona proponuje Ci rozwiązanie mniej korzystne niż to, co masz w zanadrzu.

Jeżeli masz już jednego dużego klienta, nie zaszkodzi, jeśli będziesz mieć jeszcze czterech kolejnych. Podobnie w trakcie negocjacji z potencjalnym pracodawcą wypadniesz lepiej, jeśli masz też inne propozycje pracy. Im lepsza BATNA, tym większa siła w negocjacjach.

Zasada negocjacji nr 3. Ujmuj informacje w ramy

Dobrzy negocjatorzy potrafią odpowiednio ująć konkretne informacje. Głównym powodem decydującym o tym, dlaczego niektórzy ludzie są o wiele bardziej perswazyjni od innych przy takim samym pułapie wiedzy, jest umiejętność nadawania informacjom dobrych ram. Informację powinieneś świadomie opakować w taki sposób, aby utworzyła w umyśle odbiorcy pożądany przez Ciebie obraz. To nie może być przypadkowy rezultat.

 Zasada negocjacji nr 4. Słuchaj uważnie

Dobrzy negocjatorzy to uważni słuchacze. W negocjacjach należy zadawać wiele pytań, starając się dogłębnie zrozumieć, dokąd zmierza druga strona i czego oczekuje po negocjacjach.

Należy próbować osiągnąć przewagę poprzez zbieranie wiedzy dotyczącej dyskutowanych kwestii i nie wsłuchiwać się jedynie w swój własny głos.

Zasada negocjacji nr 5. Nie działaj zbyt szybko ani pochopnie

Łatwo w negocjowaniu pospieszyć się w dochodzeniu do ostatecznych wniosków. Być może jest to wyraz dążenia do rozładowania psychicznego napięcia.

Gdy jednak działasz zbyt szybko, nie masz czasu zatrzymać się i pomyśleć. Popełniasz błędy poznawcze, podejmujesz decyzje po części nieświadomie i na bazie porywów emocji, wprawiając w ruch heurystykę, rutynę albo inne wzorce nieprzemyślanych zachowań.

Zasada negocjacji nr 6. Poznaj słabości drugiej strony

Jedną z najistotniejszych rzeczy do uświadomienia sobie podczas negocjacji jest zrozumienie słabości przeciwnych stron. Niezależnie od tego, jak duże są to podmioty, wszystkie przystępują do negocjacji dlatego, że chcą lub muszą zaspokoić jakąś konkretną potrzebę, bez której nie są w stanie zrealizować celu. Nawet przedsiębiorstwa o wielomiliardowej wartości mogą niekiedy ugiąć się pod presją niewielkiej firmy posiadającej np. unikatowe rozwiązania w obszarze IT.

Zasada negocjacji nr 7. Nie pal mostów

Nie pal mostów. Nie ma ku temu żadnego powodu, naprawdę. Zakładasz w końcu, że będziesz jeszcze robić interesy z daną osobą, czy to w ramach tej organizacji, czy innej. Czasem druga strona wie, że oferta jest dla Ciebie niekorzystna, zatem nie ma sensu nad tym dywagować; warto jednak powiedzieć coś uprzejmego, np.: „Rozumiem waszą politykę. Mam nadzieję, że ona w przyszłości się zmieni, a jeśli rozpoczniecie współpracę z inną organizacją, to pamiętajcie, że zawsze możecie zatelefonować do mnie, jeśli współpraca z nimi nie będzie się dobrze układać”. Dzięki temu druga strona zrozumie, że jesteś rozsądną osobą i uszanuje Twoją decyzję. Co więcej, musisz dać jej znać, że z chęcią przystąpisz do dalszych rozmów, jeśli nie znajdzie dobrego partnera, który zgodzi się na podane warunki. I w końcu, gdy masz obiekcje co do końcowych ustaleń, poczekaj – często się zdarza, że druga strona dzwoni ponownie, tym razem z korzystniejszymi propozycjami.

Jak pokonać impas w negocjacjach?

jak pokonać impas w negocjacjach

Impas w negocjacjach

Moim zdaniem istnieje kilka przydatnych chwytów, które są pomocne przy przełamywaniu impasu w negocjacjach:

 

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 1.

Zasugeruj zmiany w konkretnych punktach porozumienia.

 Techniki pokonywania impasu są skuteczne, gdyż zmieniają skalę zaangażowania drugiej strony w dyskusję wewnętrzną. Pozwalają one przełamać lody i stworzyć klimat odpowiedni dla wykrystalizowania się nowych alternatyw. Co zaskakujące, czasem wprowadzenie tych alternatyw może sprawić że poprzednia propozycja okaże się nagle o wiele lepsza.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 2.                 

Zmiana lidera bądź członka zespołu.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 3.                 

Wyeliminowanie niepewności. Można tego dokonać poprzez przełożenie co trudniejszych aspektów negocjacji na później, kiedy zespół otrzyma więcej informacji.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 4.

Zmiana zakresu podziału ryzyka. Chęć podzielenia się nieokreślonymi zyskami bądź stratami może przywrócić dyskusję na właściwe tory.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 5.

Zmiana skali czasowej. Być może lepiej będzie jeśli zrealizuje się 60% projektu w 4 miesiące zamiast w 3. Lepiej będzie zacząć powoli, a potem i tak zmieścić się w limicie czasowym.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 6.

 Zapewnij satysfakcję poprzez możliwość złożenia skargi lub gwarancji na spełnienie określonych oczekiwań.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 7.

Zmień model konkurencji w model kooperacji w rozwiązywaniu problemów. Niech inżynierowie współpracują z inżynierami, liderzy z liderami.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 8.

 Zmień aspekty kontraktu: cena stała bądź liniowa, czas i materiały, oszczędności, wzrost sprzedaży, wzrost zysków.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 9.

Zmień bazową wartość dla obliczeń procentowych: niższy procent od dużej wartości bazowej, wysoki procent od niskiej wartości bazowej – w obydwu przypadkach najważniejsza jest przewidywalność wartości bazowej, i ona może pomóc wrócić dyskusji na właściwe tory.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 10. 

 Stwórz listę alternatyw, które należy przedyskutować, lub zmień porządek dyskutowanych tematów.

Pokonanie impasu w negocjacjach porada 11.

Jeśli impas obraca się wokół pieniędzy – zaoferuj zmianę odnoszącą się do pieniędzy. Większy depozyt, krótszy czas spłaty czy inny sposób płatności może zdziałać cuda. Nawet jeżeli całkowita suma obracanych pieniędzy pozostaje wciąż ta sama.

Spróbuj zaplanować wcześniej ratunkową ścieżkę otwarcia na nowo dyskusji w razie pojawienia się impasu. Jeśli rozstawisz swoje pionki na planszy zanim pojawi się impas, będziesz w stanie wykonać skuteczniejsze ruchy.

 1.      Jeśli utkniecie w martwym punkcie, porozmawiajcie o swoich odczuciach. Odstawcie chwilowo na bok główny temat.

2.      Przedefiniuj problem: przejdź od myślenia o „sednie”, do myślenia w kategoriach procedur czy kwestii psychologicznych. Być może wygeneruje to nową energię by ponownie ocenić czym jest owo „sedno” i jak umieścić je w nowej perspektywie.

3.      Rozbij problem na łatwiejsze do zrozumienia elementy. Zacznij od fragmentów dających się ugryźć, które stanowią podstawę wspólnego niepokoju. Całość może wydawać się przytłaczająca, dlatego należy zbudować poczucie pewności.

4.      Gdy wątpisz: poproś o przeformułowanie wypowiedzi! Upewnij się, że wszyscy rozumieją że starasz się z całych sił zrozumieć punkt widzenia drugiej osoby. Robiąc tak zwiększasz szansę na dostrzeżenie spójności twoich działań i tym samym na pozytywną reakcję.

5.      Bądź elastyczny. Wytwarzaj nowe możliwości. Afirmuj wartość eksplorowania samego siebie by być lepszą osobą; nie pozwól aby twój sposób myślenia był dla ciebie pułapką.

6.      Dookreślaj poszczególne pola zrozumienia. Zwykle zapomina się o nich, skupiając się na polach nieporozumienia.

7.      Wyjaśniaj kryteria: na jakiej podstawie oceniamy różne drogi jakie przed nami stoją? Czy możemy się zgodzić co do kryteriów, które są akceptowalne dla każdej ze stron, nawet jeśli nikt ich w pełni nie podziela?

8.      Utwierdzaj się w prawidłowości podstawowych reguł. I znów, zwykle się o nich zapomina w momencie impasu, na zgubę pracy zespołu.

9.      Korzystaj z przerw aby zorganizować naradę. Wysyłaj ludzi na przerwę z odpowiednimi kwestiami do przemyślenia.

10.  Poznaj swoje alternatywy. Ich znajomość pozwala na weryfikację praktyczną różnych zamierzeń i na podjęcie decyzji o ewentualnym zakończeniu negocjacji.