Jak przygotować zespół do negocjacji?
Nawet przy dobrze sprecyzowanym argumencie wartości i solidnej motywacji klienta do zawarcia umowy cały proces negocjacji może się rozsypać jeśli zabraknie negocjacyjnego przywództwa i pracy zespołowej. Najbardziej skuteczną „taktyką” w twoim arsenale jest zgrany zespół negocjacyjny. Dobierając swój zespół negocjacyjny, angażując wszystkich kluczowych członków w planowanie i utrzymując dyscyplinę grupową rozpocznij pracę zespołową która pozwoli Ci szybciej i skuteczniej finalizować negocjacje.
W ciągu ostatnich dziesięciu lat współpracy z klientami w zakresie zarządzania procesem negocjacji i przygotowania zespołu do negocjacji zidentyfikowałem pięć kluczowych zasad pracy zespołowej które są kluczowe dla uzyskiwania pożądanych rezultatów negocjacji.
1. Rozpoznawaj zróżnicowane motywacje negocjatorów, zarówno zewnętrzne jak i wewnętrzne.
Każdy ma konkretne powody by działać tak jak oni (na przykład druga strona może wstrzymać negocjacje jeśli sądzi że masz jakiś związek z przychodami mając nadzieje na uzyskanie ustępstw cenowych). Należy położyć konieczne podstawy, rozważając zarówno motywacje oparte na poziome organizacji jak i na poszczególnych rolach członków drugiej strony. Zaangażuj swój zespół by odkryć prawdopodobne czynniki behawioralne i poinformować o nich zespół. Dzięki temu wszyscy będą lepiej przygotowani do reagowania na najbardziej prawdopodobne postawy lub zastrzeżenia klienta.
2. Debata wewnętrzna w zespole negocjacyjnym = unifikacja na zewnątrz.
Twój zespół musi zrozumieć i zgodzić się co do celów waszych negocjacji. I choć trudno to zaakceptować każdy musi być świadomy że wygrana będzie nierówna – nie każdy członek zespołu otrzyma dokładnie to czego chce. Jednak pomimo że wygrana będzie nierówna to każdy członek zespołu musi uzyskać tyle by wciąż popychać do przodu zawarcie transakcji. Wewnętrznie jest to łatwiejsze dzięki wzmocnieniu wspólnych celów na wyższym poziomie których wszyscy pragniecie. Na zewnątrz każda strona musi czuć się dobrze odnośnie umowy jeśli waszym celem jest zawieranie lukratywnych porozumień. Dlatego tak ważna jest poprzedzające wewnętrzna dyskusja o tym jak uzyskać korzyści. Zapraszanie do zdrowej debaty i poznawanie punktów widzenia wszystkich twoich interesariuszy pomaga przewidywać problemy i poddaje twoje założenia krzyżowemu ogniu pytań, tym samym wzmacniając twoją sprawę. Ale kiedy druga strona jest zaangażowana w rozmowy nadchodzi czas na utworzenie jednolitego frontu.
Utrzymujcie sprzeczki i różnice opinii wewnątrz waszego zespołu za zamkniętymi drzwiami.
3. Zbuduj dwukierunkowe zaufanie i odpowiedzialność w zespole negocjacyjnym.
Kierownictwo wyższego szczebla może być atutem w procesie negocjacji jeśli owa relacja jest odpowiednio utrzymywana. Zacznijcie od uświadomienia sobie że wszyscy jesteście po tej samej stronie i chcecie tego samego – zawarcia najlepszej umowy dla waszej firmy. Budowanie kanału zaufania i klarowności w zarządzaniu oznacza zainwestowanie trochę czasu w formułowanie podstawowych zasad w ramach przygotowań – a następnie egzekwowanie spełniania tych zasad. Kilka kluczowych rzeczy które należy wyjaśnić:
• Jakie są twoje obowiązki jako głównego negocjatora?
• Jakie są parametry firmy odnośnie negocjacji?
• Jak zarząd chciałby być informowany o postępach w procesie negocjacji lub przedsięwzięciu?
• Jak będzie utrzymane zarządzanie przy wzroście na wyższe poziomy?
4. Stwórz prawdziwy zespół negocjatorów, w którym każdy może wykazać się specjalistyczną wiedzą.
W złożonych negocjacjach, zwłaszcza dotyczących technologii zbyt wiele się dzieje by mogła tym kierować jedna osoba. By utworzyć kolektywny „ekspercki” zespół potrzebujesz wielu umiejętności, punktów widzenia i skoncentrowanej nauki w grupie.
Kiedy twój zespół spotyka się by przygotować się do negocjacji, zastanów się nad rozpiętością ról które mogą przyczynić się do twojego dostępu do sprawy i odpowiedniego ich przypisania. Może to pomóc w zapewnieniu że każdy wnosi swe umiejętności zgodnie z wymaganiami przedmiotu spawy: od kwestii finansowych i marketingowych po inżynierię i zaopatrzenie. Szczegóły twej organizacji i umowa zdecydują o twoim wyborze ról. Nie zapominaj o nikim kogo obecność w zespole może się okazać zaletą.
5. Pracujcie jako zespół negocjacyjny; otwarcie się komunikujcie.
Zgodnie z ogólną zasadą, główny negocjator powinien udostępniać wszystkie informacje zespołowi. Takie podejście pomoże członkom zespołu zapewnić bardziej wartościowy wkład. Buduje to zaufanie i minimalizuje prawdopodobieństwo że twoja pozycja i działania zostaną podważone przez kierownictwo lub innych członków zespołu.
Komunikacja z innymi członkami zespołu powinna być otwarta, aktualizowana na bieżąco, pionowa i pozioma. Pamiętaj że jest to proces dwukierunkowy. Oznacza to że jeśli dzielisz się informacjami z twoim zespołem, zapracowujesz na uprawnienie i oczekujesz że twoi koledzy z zespołu zrobią to samo. A jeśli jesteś na pozycji wspierającej a główny negocjator nie wywiązuje się z wszystkiego co powinieneś wiedzieć by postępować jak najlepiej to nie wstydź się pytać o potrzebne informacje. Jeśli o nie w ogóle nie zapytasz to ich nie dostaniesz.
Dobrego dnia!
Michał
P.S. jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w social mediach!
