Jak skompletować zespół do negocjacji międzynarodowych
Jeśli chodzi o negocjacje międzynarodowe, skompletowanie odpowiedniego zespołu jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu.
Dobrze skonstruowana grupa osób może zapewnić różne perspektywy i doświadczenia, które są nieocenione w znalezieniu rozwiązania każdej sytuacji. Poniżej omówimy, jak najlepiej skomponować taki zespół, aby zapewnić możliwie najkorzystniejszy wynik.
Pierwszym krokiem w tworzeniu zespołu do negocjacji międzynarodowych jest zidentyfikowanie osób, które będą tworzyć grupę. Ważne jest, aby przy podejmowaniu tej decyzji wziąć pod uwagę takie czynniki, jak doświadczenie, wiedza specjalistyczna i pochodzenie kulturowe. Jeśli to możliwe, spróbuj włączyć członków z obu stron stołu negocjacyjnego, aby uwzględnić wszystkie perspektywy. Ponadto korzystne może być włączenie osób, które dobrze rozumieją lokalną kulturę i język, ponieważ mogą one być w stanie dostarczyć spostrzeżeń, o których inni mogą nie myśleć lub nie rozumieć.
Po zidentyfikowaniu potencjalnych członków zespołu nadszedł czas, aby określić rolę, jaką każda osoba powinna odgrywać podczas negocjacji. W zależności od konkretnej sytuacji, różne role mogą być konieczne; jednak niektóre ogólne stanowiska zazwyczaj stanowią część każdego udanego zespołu negocjacyjnego:
1) Lider: Osoba ta jest odpowiedzialna za prowadzenie procesu negocjacji poprzez ustalanie celów i zadań, a także zarządzanie komunikacją między wszystkimi zaangażowanymi stronami podczas rozmów. Musi posiadać silne umiejętności dyplomatyczne, a także zdolność do zachowania bezstronności przez cały czas;
2) Negocjator - osoba ta służy jako główny przedstawiciel jednej ze stron podczas dyskusji, a jej rola koncentruje się przede wszystkim na wspieraniu własnego stanowiska, przy jednoczesnym zachowaniu otwartego umysłu na znalezienie wspólnej płaszczyzny z innymi uczestnikami;
3) Mediator: W przypadkach, w których konflikt pojawia się w trakcie negocjacji lub porozumienie wydaje się mało prawdopodobne z powodu niemożliwych do pogodzenia różnic między stronami, zlecenie komuś działania jako neutralny mediator zewnętrzny może pomóc w ułatwieniu rozwiązania poprzez zapewnienie obiektywnych porad i wskazówek opartych na zdrowym rozsądku.
4) Moderatorzy - osoby te pełnią bardziej funkcję administracyjną niż jakąkolwiek inną, ale mimo to są niezbędne, biorąc pod uwagę, że ich odpowiedzialność polega głównie na zapewnieniu sprawnego przebiegu obrad poprzez sporządzanie notatek i organizowanie dokumentów związanych z tematami dyskusji (wśród innych zadań).
Oprócz czterech głównych stanowisk wymienionych powyżej, może również istnieć zapotrzebowanie na doradców technicznych, w zależności od złożoności omawianych kwestii (np. specjalistów prawnych lub finansowych). Ostatecznie jednak to od każdej organizacji lub kraju zaangażowanego w negocjacje zależy, jak najlepiej zdecydują się odpowiednio ustrukturyzować swoje zespoły, o ile podstawowe elementy wymienione tutaj są również uwzględnione gdzieś w miksie!
Po zebraniu zespołu, kolejnym krokiem jest odpowiednie przygotowanie go przed rozpoczęciem rozmów. Obejmuje to zapoznanie ich z odpowiednimi materiałami dotyczącymi omawianej kwestii, a także omówienie strategii prawdopodobnie stosowanych przez przeciwników itp. Często pomocne jest wcześniejsze uczestnictwo w sesjach "odgrywania ról", podczas których uczestnicy ćwiczą debatowanie między sobą, aby lepiej zrozumieć dynamikę związaną z rzeczywistymi sytuacjami i mieć szansę na wspólne rozwijanie relacji (ważny czynnik na późniejszych etapach!). Wreszcie, gdy wszyscy czują się gotowi, samo spotkanie odbywa się w miejscu uzgodnionym przez obie strony przed rozpoczęciem postępowania. Ponownie, dobrym pomysłem jest upewnienie się, że wybrana lokalizacja oferuje wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić liczbę delegatów uczestniczących w spotkaniu bez poczucia ciasnoty lub nadmiernego tłoku!
Podczas negocjacji międzynarodowych należy pamiętać o następujących kwestiach, aby zmaksymalizować swoje szanse na sukces: Po pierwsze, nie zapominaj o tym, jak ważne jest budowanie relacji opartych na zaufaniu między Tobą a stroną przeciwną (stronami przeciwnymi). Osiąga się to poprzez okazywanie szacunku dla ich poglądów (nawet jeśli się z nimi nie zgadzają), przy jednoczesnej gotowości do kompromisu, gdy jest to konieczne. Po drugie, upewnij się, że koncentrujesz się na rozwiązaniu głównego celu, a nie na drobnych szczegółach, które mogą zniweczyć dotychczasowe postępy. Wreszcie, upewnij się, że zachowujesz zimną krew pod presją, bez względu na to, jak intensywna jest sytuacja. Zapewni to podejmowanie decyzji w oparciu o zdrowy osąd, a nie emocje!
Wreszcie, ważne jest, aby pamiętać, że sukces wszelkich negocjacji międzynarodowych zależy ostatecznie od zespołu, który zbierzesz i od tego, jak dobrze są one przygotowane przed rozpoczęciem rozmów. Postępując zgodnie z tymi prostymi krokami, możesz upewnić się, że Twój zespół ma wszystkie narzędzia niezbędne do wydajnego i skutecznego wykonania pracy. Przy odrobinie planowania i przezorności, negocjacje międzynarodowe nie muszą być zniechęcającym zadaniem; zamiast tego mogą być postrzegane jako szansa na rozwój i zrozumienie między zaangażowanymi stronami.
Serwis www.szkoleniaznegocjacji.com oferuje szeroką gamę praktycznych warsztatów na bardzo wysokim poziomie merytorycznym. Koniecznie sprawdź nasze szkolenia z negocjacji międzynarodowych, szkolenie negocjacje strategiczne ora szkolenie z negocjacji w języku angielskim „Business negotiation workshop”