Rola komunikacji w negocjacjach i rozwiązywaniu konfliktów
Komunikacja jest podstawą każdych udanych negocjacji lub procesu rozwiązywania konfliktów. Niezbędne jest, aby strony były w stanie jasno wyrazić swoje potrzeby, zrozumieć perspektywy drugiej strony i stworzyć wspólne porozumienie w celu osiągnięcia porozumienia.
W tym artykule omówimy, w jaki sposób skuteczna komunikacja może ułatwić udane negocjacje lub proces rozwiązywania konfliktów.
Po pierwsze, ważne jest, aby zrozumieć różne rodzaje komunikacji, które mogą być wykorzystywane w procesie negocjacji lub rozwiązywania konfliktów.
Najczęstszym rodzajem komunikacji jest komunikacja werbalna, która obejmuje bezpośrednią rozmowę z drugą osobą. Może to obejmować rozmowy twarzą w twarz, rozmowy telefoniczne, wideokonferencje i inne formy komunikacji elektronicznej, takie jak poczta elektroniczna i komunikatory internetowe. Komunikacja niewerbalna jest również ważną częścią wszelkich negocjacji lub procesu rozwiązywania konfliktów i obejmuje mowę ciała, mimikę twarzy i gesty, które mogą przekazywać znaczenie bez wypowiadania słów. Dodatkowo, komunikacja pisemna jest często wykorzystywana w negocjacjach lub konfliktach w celu dostarczenia dodatkowych informacji lub dokumentów do rozważenia przez obie strony.
Po ustaleniu wszystkich niezbędnych rodzajów komunikacji między stronami zaangażowanymi w proces negocjacji lub rozwiązywania konfliktów, istnieje kilka kluczowych strategii, które należy zastosować, aby zapewnić skuteczny dialog między nimi. Pierwszą i najważniejszą z tych strategii jest aktywne słuchanie. Aktywne słuchanie wymaga, aby jedna ze stron zatrzymała się po tym, jak druga skończy mówić, aby mogła w pełni zrozumieć, co zostało powiedziane, zanim sama odpowie. Nie tylko daje to każdej ze stron czas na dokładniejsze przemyślenie swojej odpowiedzi, ale także pozwala im określić, czy dalsze wyjaśnienia dotyczące niektórych punktów mogą być potrzebne przed kontynuowaniem rozmowy.
Oprócz aktywnego słuchania, pytania otwarte powinny być również zadawane podczas negocjacji lub procesu rozwiązywania konfliktów, ponieważ pomoże to w pogłębieniu zrozumienia między obiema zaangażowanymi stronami, jednocześnie pozwalając potrzebom i interesom każdej ze stron stać się jasnymi w miarę upływu czasu poprzez trwającą dyskusję, zamiast próbować osiągnąć szybki konsensus natychmiast po spotkaniu (co nie zawsze jest możliwe). Zadawanie otwartych pytań nie tylko zachęca do bardziej produktywnego dialogu, ale także pomaga zapobiegać nieporozumieniom wynikającym z przyjmowania przez jedną ze stron założeń dotyczących tego, co zostało powiedziane, bez potwierdzenia z pierwszej ręki od drugiej strony zaangażowanej w samą rozmowę.
Co więcej, podczas jakichkolwiek negocjacji lub procesu rozwiązywania konfliktów ważne jest, aby interesy/potrzeby/pozycje/perspektywy obu stron pozostały jasno wyrażone przez cały czas ich trwania; w przeciwnym razie może dojść do nieporozumień, które mogą doprowadzić każdą ze stron do bezproduktywnej ścieżki, na której żadna z nich ostatecznie nie uzyska tego, czego chciała od interakcji ze sobą, mimo że początkowo uzgodniły coś w pewnym momencie wcześniej na osi czasu (zdarza się to dość często, gdy jednostki nie potrafią skutecznie komunikować swoich stanowisk). Aby uniknąć takich scenariuszy występujących regularnie w negocjacjach i konfliktach, zaleca się, aby osoby uczestniczące upewniły się, że ich stanowiska są wyraźnie wyrażone, gdy tylko jest to możliwe, przy jednoczesnym zachowaniu cywilizacji i szacunku wobec innych osób wokół nich - pomoże to zminimalizować wszelkie potencjalne nieporozumienia wynikające z nieporozumień w późniejszym czasie.
Aby osiągnąć pomyślne wyniki podczas negocjacji i konfliktów, wysoce wskazane jest, aby perspektywy / interesy obu stron itp. pozostały przejrzyste przez cały czas - obejmuje to wyjaśnienie z góry oczekiwań dotyczących tego, w jaki sposób podjęte decyzje wpłyną również na wszystkich innych obecnych przy stole. Takie postępowanie zapewnia, że wszyscy pozostają na tej samej stronie, pomagając jednocześnie skupić się na dyskusjach wyłącznie na istotnych kwestiach, a nie na niezwiązanych z nimi kwestiach stycznych; umożliwiając w ten sposób negocjatorom wypracowanie wzajemnie korzystnych rozwiązań, które zadowolą wszystkie zaangażowane strony.
Wreszcie, ważne jest, aby pamiętać, że skuteczna komunikacja to nie tylko efektywne mówienie, ale także uważne słuchanie. Oznacza to zwracanie szczególnej uwagi na to, co powiedziała druga osoba, aby zrozumieć jej punkt widzenia i znaleźć odpowiednią odpowiedź lub rozwiązanie. Ponadto ważne jest, aby obie strony były cierpliwe podczas komunikowania się podczas negocjacji lub procesu rozwiązywania konfliktów, ponieważ pomoże to zapewnić, że każdy ma wystarczająco dużo czasu na przemyślenie swoich odpowiedzi, zanim zareaguje zbyt szybko, co może doprowadzić każdą ze stron do bezproduktywnej ścieżki, na której żadna z nich ostatecznie nie uzyska tego, czego chciała z interakcji ze sobą, nawet jeśli początkowo uzgodnili coś w pewnym momencie wcześniej na osi czasu (zdarza się to dość często, gdy jednostki nie potrafią skutecznie komunikować swoich stanowisk).
Podsumowując, komunikacja odgrywa istotną rolę w każdym udanym procesie negocjacji lub rozwiązywania konfliktów. Komunikacja powinna być jasna i zwięzła, pozwalając jednocześnie na aktywne słuchanie przez obie zaangażowane strony, tak aby potrzeby/interesy wszystkich były dokładnie słyszane i rozumiane. Co więcej, w miarę możliwości należy zadawać pytania otwarte, a oczekiwania powinny pozostać przejrzyste przez cały czas trwania dyskusji, aby nie doszło do nieporozumień wynikających z założeń poczynionych przez którąkolwiek ze stron bez potwierdzenia z pierwszej ręki od drugiej osoby obecnej przy stole. Przestrzeganie tych strategii pomoże stworzyć konstruktywny dialog między wszystkimi uczestnikami, co ostatecznie ułatwi osiągnięcie lepszych wyników dla wszystkich zaangażowanych w dłuższej perspektywie - niezależnie od tego, czy chodzi o osiągnięcie wzajemnie korzystnego porozumienia w pewnych kwestiach, czy też wymyślenie kreatywnych rozwiązań, które rozwiążą podstawowe kwestie powodujące konflikty między nimi.
Portal szkoleniaznegocjacji.com oferuje szkolenia z negocjacji i bogatą gamę kursów online z certyfikatem . Nasze szkolenia online i kursy online :
Kurs online negocjacje handlowe